オフィス文書の電子書籍化、期待ポイントは「検索効率」「省スペース」……スターティアラボとイード調べ

　スターティアラボは14日、調査会社のイードと共同で実施した「オフィスの文書管理」に関する調査の結果を公表した。20～60代までの男女を対象に、11月12日～15日の期間、電子ブックの利用経験、ビジネスシーンでの電子文書の扱いなどをアンケートした。

　まず調査対象（1595名）に、「あなたは“電子ブック”を利用したことがありますか（プライベート/業務での利用は問わず。単一回答）」の質問を行ったところ、「電子ブック化された書籍や資料を利用したことがあり、今後も利用すると思う」（18.3％）、「電子ブック化された書籍や資料を利用したことはないが、今後は利用してみたいと思う」（40.3％）といった前向きな意見が全体の約6割を占めた。

　以降は、利用経験者もしくは利用意向者（利用経験なし）のうち「社内で書類文書を管理または共有しているビジネスマン」562人に対してアンケートを実施。「書類文書は勤め先でどのように管理されていますか」と複数回答で聞いたところ、「紙のままファイリング」（66.4％）、「紙をスキャンして、サーバ上に保管」（39.9％）、「紙をスキャンして、パソコン内に保管」（33.1％）、「紙をスキャンして記録デバイスに保存」（21.0％）の順に。社内LANの構築が当たり前の時代ではあるものの、共有ドキュメントはいまだに高い確率で「紙」のまま保存されている事実が浮き彫りとなった。一方で、スキャナーを利用したデータ化も図られており、保存先は共有サーバを選択することが多いという結果が得られた。

　「あなたは勤め先で“電子ブック”を利用したことがありますか」との質問を単一回答で聞いたところ、16.4％の人が「電子ブックを利用したことがあり、自分でも書類や書籍を電子ブック化したことがある」と回答。また、ほぼ同数の16.9％が「電子ブックを利用したことがあるが、自分では書類や書籍を電子ブック化したことはない」と回答した。全体の約3割が何らかの形で電子ブックを体験し、業務に役立てている結果となった。

　次に、書類文書の整理/共有におけるさまざまなメリットについて、「電子ブックを利用することによって実現できるようになる項目」について複数回答で質問した。電子ブックを業務で使いたい理由のトップは、「必要な書類をテキスト検索できる」（90.0％）。以下、「書類を省スペース化できる」（88.8％）、「必要な書類のサムネイルを一覧してみることができる」（80.4％）と続いた。「検索効率」「省スペース」が非常に高い理由になるとともに、書類文書そのままの形が反映された電子ブックならば、後で読み返したときにも元のイメージがつかみやすいといった利点を重視している人も多かった。

　「電子ブック化することで業務の効率が上がると思う書類は？」との設問に対しては、「マニュアルや使用説明書」（68.9％）がダントツの首位に。以下に続く「仕様書」（48.8％）、「社内規定」（46.3％）を大きく上回る結果となった。また、「作業の効率化とともに期待される効果」に関しては「省スペース化」（80.4％）、「検索効率アップ」（61.0％）と、先の質問で挙がったメリットと同様の回答が得られた。

　今回のアンケート結果は、現実的には、いまだに紙の書類をファイリングしている職場が多い一方で、「デジタルデータ保存による作業の効率化が急務」といった意見を反映するものとなった。また年代別で見た場合、資料の電子ブック化の利用経験・利用意向ともに、若い年代程高くなる傾向が見られた。

　調査元のスターティアラボは、電子ブック作成ソフト「Digit＠link Actibook（デジタリンクアクティブック）」を提供している。同製品では、PDFや画像からFLASH形式の電子ブックを1冊につき数分で作成できる。数千の電子ブックの中から、特定のワードが存在するページを絞り込むことも可能。またiPhoneやiPad、PCなどマルチデバイスで閲覧できる。