【インタビュー】不満の声を受けてメールサーバー移行！ 「たよれーる Office 365」全社一括導入（後編）
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■Microsoft Office 365の導入でメンテナンスを短縮！
馬場氏によるとMicrosoft Office 365を導入したことで、管理の手間も削減できたという。以前はVPN接続と無線LAN接続、メールアカウントと、Active Directoryとユーザー管理がばらばらだった。その後、VPNと無線LANについてはActive Directoryに統合したものの、メールアカウントの統合が出来ておらず、削除したアカウントがメールサーバー側に残ったままになっていたりと、管理面での不具合が起きる原因になっていた。そのメールアカウントについても今回の導入で統合できた。
「Microsoft Office 365では各サービスをすべて同じIDとパスワードで利用できるので、以前のような問題が起きる心配はありません。管理者はActive Directoryという管理画面ですべてのアカウントを管理することができ、メーリングリストの配布先の修正なども同UI上で処理できるなど、メンテナンスの手間がかなり減りました」
さらに、Exchange Onlineの導入は、クライアント側にとってもメールの利便性を向上させることになったという。Windowsやスマートフォンの標準メーラーとの親和性も高いため、新規アカウントを開設するときの作業も最低限で済んだのだ。
「まずは、メールボックスの容量が25GBになりました。これは大きいですよね。設定はメーラー側がほぼ自動でやってくれるので、POPアドレスなどをいちいち入力する必要はありませんし。あとは、グローバルアドレス帳がサーバー上にあるので、インポートなどの手間をかけなくても、社内の人間であれば検索からすぐにメールを送れるようになりました」
■Microsoft OfficeのライセンスもMicrosoft Office 365で管理
イードでは最近Microsoft Officeのライセンス管理についても、Microsoft Office 365に統合しはじめている。これは、「Office Professional Plus for Office 365」というサービスで、最新版Officeの各アプリケーションを月額課金制で提供するというものだ。
「従来はパソコンごとにパッケージを購入していたのですが、パソコンを新規購入した場合にも、古いパソコンでMicrosoft Officeを使い続けたいという社員がいたり、管理も大変でした。それであれば、1アカウントでパソコン5台までMicrosoft Officeをインストールできる同サービスの方が便利だなと。2、3年ごとのバージョンアップに合わせて新しいパッケージを買い替えることを考えると、月額ライセンスの方がコストも抑えることができたのです」
馬場氏によれば社内で運用しているパソコンの台数が増えるにつれ、Microsoft Officeのライセンス管理は次第に煩雑になっていったという。中には、どのパソコンで稼働しているか分からないライセンスも出てきて、メールで社員にプロダクトIDを問い合わせることもあったようだ。
「オンラインで管理してしまえば、例えば新たに社員が入社してもすぐにライセンスを発行でき、退社したとしても不正利用される心配はありません。ユーザーIDとパスワードはExchange Onlineと共通なので、アカウントを削除すればいいわけですから。Microsoft Officeのインストールやアップデートも専用サイトからIDとパスワードを利用してダウンロードするだけと、パッケージより手間がかからないんです。というより、クライアントレベルでできるので、基本的には管理者は特に何もする必要がありません。まぁ、社員の手間は増えたと言えるかもしれませんが（笑）」
最近では次期バージョンにあたる「Microsoft Office 2013」の登場が期待されているが、イードではこのリリースをもって、全社のMicrosoft OfficeをMicrosoft Office 365に統合する予定とのこと。今後もサービス内容が拡充されていけば、さらに「SharePoint Online」なども利用してみたいと考えているようだ。
《丸田》
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