実は難しいペーパーレス化！複合機プラスアルファで解決するソリューションとは？

■ペーパーレス化の成功を導く、プラス1の複合機ソリューション

　ペーパーレス化が叫ばれる一方で、キャビネットに保管した資料やFAX、名刺などの紙文書は依然なくなる気配がない。ではペーパーレス化を視野に、これらの紙文書をいかに電子化すれば、業務効率が向上し、コストに反映できるのだろうか？

　大塚商会にて開催された「Business IT Forum 2013」のセミナーに登壇した同社の矢野祐成氏は「コピー・FAX・スキャン・プリントといった基本機能を備える複合機に、プラス1の連携機能を加えるだけで利便性が高まり、業務効率・コストに寄与できるようになります」と指摘する。

　まだオフィスのキャビネットに保管されたままの紙文書が山ほど残っている企業も多いだろう。こうしたオフィスの書棚をまるごと電子化できるサービスが「楽2（らくらく）ライブラリ」だ。これは、本物のキャビネットがあるようなイメージで直感的に文書を管理できるファイリングソフトウェアで、利用シーンやテーマごとにデザインを変えたバインダに文書をファイリングし、マウスをクリックしながら紙のように自然な感覚でパラパラとページをめくったり、重要な箇所にマーカーをつけることができ、閲覧性と検索性に優れている。

　「楽2ライブラリ」で登録できるデータ量は1バインダあたり500枚（1000ページ相当）、42冊分のバインダをキャビネットに収められ、さらに80キャビネット分を書庫にまとめられる。書庫は20まで対応できるため、最大67,200バインダのデータを登録できることになる。これだけの容量があれば、たいていの中小企業・中堅企業であれば事足りるのではないか。この「楽2ライブラリ」を導入するだけでも相当の効果が見込めるのだが、さらに複合機とセットにして活用することで、ペーパーレス化や文書管理の推進を加速することが可能になるという。

　矢野氏は「これまでペーパーレス化にトライして、つまずいてしまったユーザーの主な原因は、文書を登録する段階にありました」と説明する。一度、紙文書を電子文書に変換してしまえば、誰でも利用するようになるのだが、まず手始めに誰かが電子文書として登録（あるいは変換）しなければならず、それが思うように進まないということだ。そこで複合機とプラス1の連携サービスが利いてくる。よく利用する複合機で紙文書を簡単に登録してしまおうという発想だ。

　ここでプラス1として複合機にインストールするのは「Quickスキャン V2」というアプリケーション。これを使うと、複合機で文書をスキャンした後に、そのまま複合機の操作パネル上から指定フォルダにファイル名をつけて保存することが可能になる。保存したいバインダを先の「楽2ライブラリ」から選択し、ファイル名を指定してやればよい。従来まで複合機でスキャンすると、「20130312～」というように日付のファイル名となることが基本で、管理も煩雑だったが、こうした連携により文書登録も簡便化され管理も非常にスッキリする。

　その他、FAXに関するソリューションもある。矢野氏は「FAXの使用は徐々に減ってきていますが、部署や会社によっては、完全には無くせないものです。その場合でも、受信したFAXを必ずしもすべて印刷する必要はありません」と説明する。「Quickスキャン V2」と連携すれば、複合機でFAXを受信した時にすぐに印刷せず、あらかじめ設定しておいたルールに応じて自動振り分けされたデータを指定フォルダへ保存することができ、FAXのペーパーレス化が可能となる。受信した後、担当者に受信を知らせる案内メールが通知されるので、すぐに閲覧できる。そこから必要に応じて印刷すればいい。もちろんエラーが起きてもメールで知らせてくれるので安心だ。このように、どうせならプラス1の機能を導入したほうが断然使い勝手も良くなるし、無駄も省けるようになる。

　なお大塚商会では、このソリューションを中小企業に導入しやすいようにパックとして販売している。「QuickスキャンBOX 楽2ライブラリパック」では、「楽2ライブラリ」をインストールしたサーバ（WindowsServer 2008 R2 Standard、Pentium G620/2.5GHz、250GB・HDD）を用意しており、29万8000円という求めやすい価格で提供する。こちらを検討してみるのもいいだろう。