オンラインストレージの業務利用、利用規定がある会社は半数に満たず
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![業務ファイルを社外とやりとりするため、会社が許可していないツールを使用した経験(従業員)](/imgs/p/hDN4m_UJPEFczM0wl2KIHdtO9kFAQ0P9REdG/327505.jpg?vmode=default)
それによるとまず、「勤務先から明確に許可されていない(禁止されている、規定があるかどうか分からない)ファイル共有ツールの使用」について聞いたところ、従業員の3割以上(33.3%)が「社外との業務ファイル共有のために許可されていないツールを利用した経験がある」ことが明らかとなった。
さらに、「勤務先でどのようなツールが許可されているか、あるいは禁止されているか」について聞くと、「従来型のメール(Webメール以外のメール)」については、使用可否に関する規定があったのは82.8%と約8割だったが、「オンラインストレージ」については、44.6%と半数に満たなかった(「勤務先において規定がない(24.3%)」「規定があるかどうか分からない(31.1%)」が、計55.4%)。
一方でオンラインストレージの業務利用を禁止している企業、または一定の条件付きで許可している企業の情報管理者は、“従業員の勝手なオンラインストレージの業務利用”について、「多くの従業員が使っていると思う(10.1%)」「一部の従業員は使っていると思う(54.5%)」と回答している。
また、業務ファイルを共有する際に利用するツールを指定している情報管理者のうち59.5%が、現状指定しているツールについて、「ファイル共有ツールとしては不十分」と認識していた。主な理由として、「ファイルが外部に漏えいするリスクがある(30.4%)」「従業員の業務効率を下げている(20.3%)」などが挙げられている。
《冨岡晶》
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