認証制度の審査日程を変更する際の連絡記録と確認範囲を整理
認証制度の運用では、申請資料の提出状況、確認担当者の予定、追加資料の有無、審査対象範囲の変更などにより、日程調整が必要になる場合があります。日程変更を行う際は、変更理由、変更前後の日付、連絡先、確認者、共有した資料名を記録しておくことが重要です。
特に、日程変更の連絡が複数の担当者を経由する場合、申請者側と運営側で認識がずれないよう、メール、電話、共有資料の履歴を同じ案件番号にひもづけて管理します。資料提出期限や不足資料の有無が変わる場合は、変更後の締切日と確認済み資料を明記し、古い案内文が残らないよう更新履歴を残します。
また、認証制度に関する説明では、個別商品の優劣や推奨を示すのではなく、申請資料、確認手順、記録管理の範囲を明確にすることが重要です。日程変更の記録は、審査の透明性を保つための基礎資料として扱われます。
本協会では、認証制度の適切な運用を支える観点から、審査日程の変更時に連絡記録、資料範囲、確認者、変更理由を整理し、後日確認できる形で保管することを推奨しています。
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一般社団法人日本認定健康食品協会 事務局
URL：https://www.jhfc.or.jp/
TEL：03-6284-4930
Email：info@jhfc.or.jp
本品は健康食品であり、医薬品ではありません。
配信元企業：一般社団法人日本認定健康食品協会
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