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■直感的なインターフェースで業務スピードが格段に変わる
「eValue NS」のドキュメント管理機能は、最大10階層のレイヤでフォルダを構成し、ドキュメントの種類や、部門・プロジェクトごとに体系的に整理することで、目的フォルダを容易に探し出せる。「ドキュメント管理では、単にファイルを共有すればよいのではなく、ドキュメントの共有／再利用を目的に文書を探しやすいように管理する必要があります。そこで『eValue NS』では、検索の属性情報をユーザー側で自由に付与し、その検索項目をベースにして、使い勝手の良い形式で表示させることができます」と橋倉氏は説明する。
検索時には、一般的なテキスト検索はもちろん、ジャストシステムの「ConceptBase Search」と連携し、自然文検索に対応するオプションも備えている。さらに前回紹介したスケジューラのように、ドキュメント管理でも直観的なイメージ操作というコンセプトが踏襲されている。
たとえば、「パラパラめくり」のように本をめくりながら該当ページの箇所を探せる「マルチブックビュー」という機能がある。「eValue NS」では、関連する紙文書を1冊のバインダーに綴じるイメージで、複数のファイルを1つのドキュメントとしてまとめて保管することができる。「マルチブックビュー」は、こうしてまとめられたファイルをひとつひとつ開く手間なく、一斉にページをパラパラめくって該当の文書を探すことができる。これは、人間の記憶にマッチした検索だ。人は、全体的なイメージで文書を記憶していることが多いからだ。
笹原氏は次のように説明する。「“ほら、あの面白い図があった資料だよ。あの絵の裏側に文章が載っていたんだ。その箇所を見つけたい！”このような人のイメージ記憶は、普通の検索エンジンでは絶対に探せません。そこで私どもは、直観的なインターフェースを重視しました。この機能は、近々iPadなどのモバイル端末でも実現できるようになるでしょう」。
続けて上田氏も強調する。「視覚的な操作が加わると、業務スピードが格段に変わります。結局、目を通さないと分からないことも多いわけです。まず通常検索で文書を並べ、次にマルチブックビュー機能でパラパラと目を通しながら調べていく。キーワード検索でヒットしない埋もれた文書も簡単に発見できるようになります。複数の使い方を組み合わせて検索効率を高めていく方法が私どものアプローチなのです」。こうした強力な検索機能により、蓄積されたナレッジを顕在化できるようになるわけだ。
■コピー・スキャナーとも連携したドキュメント管理
またドキュメント管理には、特筆すべきユニークな機能がある。大量の文書登録に最適な、コピー・スキャナーなどの複合機と連携した紙文書の電子化だ。オプションの「オートスキャン機能」を使えば、登録先フォルダや属性などのチェックを入れた専用のスキャンシートと対象の文書を重ねてスキャンするだけで、検索属性を付与しながらファイルとして登録できる。「私どもは複合機も入力端末の1つと捉えています。たとえばアルバイトが日々入れ替わるような職場では、出勤表を付けるにしても一人ひとりにPCを配布することはできません。この機能を使えば、勤務時間を紙でチェックしてもらって、複合機でスキャンするだけで情報を入力できるようになるのです」と上田氏。
■内部統制に対応する情報共有の仕組み
ドキュメント管理では、セキュリティ面も気になる点だ。「eValue NS」では、内部統制に対応する情報共有の仕組みが盛り込まれている。フォルダやファイルごとのアクセス権限の設定を、ユーザー・グループ単位できめ細かく設定できる。きっちり運用したければ、セキュリティ機能付きで細かく参照権を設定すればよい。さらにセキュリティ強化オプションを入れると、社内規定のような持ち出し禁止ファイルを閲覧のみに限定することも可能だ。そのほか、パスワード保護や、印刷・コピー禁止のPDFファイルを自動生成したり、印刷やダウンロードなども禁止できる。また一般ユーザーとシステム管理者の操作ログを2重に管理する機能もある。
笹原氏は「情報漏えいは、なかなか防げません。本当に悪意のある人間が社内にいれば何でもやれてしまうからです。したがって、何かやられたときに、それを追跡できる機能があることが重要です。『eValue NS』のドキュメント管理では、業務の適正化・透明性を担保するために、それらの原因を特定できる機能を備えています」と胸を張る。
※後編に続く
《井上猛雄》
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