同サービスの最大の特徴は、Dropboxからシームレスに署名依頼を行える点にある。パソコンのDropboxフォルダに保存した契約書などのテンプレートを使って署名依頼を送る場合、そのファイルの右クリックメニューから「送信して署名をもらう」を選ぶと、ブラウザで電子署名の作成画面が開く。
その後、送信先メールアドレスの指定や署名箇所へのフィールド挿入を行い、署名依頼を送信すればよい。署名が完了すれば、署名済みファイルのコピーがDropbox内に自動保存される。
これは、テンプレートの作成・編集後すぐに署名依頼を行いたい場合にはとくに便利だ。従来の電子署名の場合、テンプレートを作成した後、ブラウザを開いて署名サービスのプラットフォームにアクセスし、先に作成したテンプレートのファイルをアップロードする流れになるが、複数のウィンドウを行き来することになるため少々手間がかかり、ファイル選択のミスが起きる可能性もある。ファイルから直接フローを開始できることは、これらの操作の手間やミスを防止するために役立つだろう。
また、ロゴやフォント、色などをカスタマイズできる「ホワイトラベリング」を導入している点にも注目したい。これは、署名依頼のメールや署名ページに自社のロゴを入れたりコーポレートカラーを使ったりすることで、HelloSignを自社サービスのように見せることができるものだ。これにより、契約相手が「見知らぬサービスから署名依頼が届いた」と戸惑うのを防ぐことができるという。
電子署名に慣れていない相手に署名を依頼する場合、事前に「〇〇というサービスから署名依頼のメールが届きます」と相手に伝えるプロセスが必要になる。署名依頼とは別にメールなどで説明するのは手間がかかり、相手にも面倒だという印象を与えてしまう可能性がある。自社のロゴが入った署名依頼を送れることで、改めて説明を行う必要がなくなり、相手も安心して署名を行うことができる。
紙への押印から電子署名への流れは今後も進んでいくだろう。HelloSignのこれらの機能は、「電子署名は面倒なのでは？」「相手先の企業が不安に感じるのでは？」といった、電子署名を利用するにあたっての心理的抵抗の軽減に貢献し、日々の業務のなかでよりスムーズに電子署名を利用するために役立ちそうだ。
