【マイナンバーQ&A】企業が個人事業主・フリーランスからマイナンバーを取得する基準は？＜法人編＞

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2015.12.7（月）20:00

■マイナンバーの取得方法

(1)取得時の目的通知　
　個人事業主の場合、マイナンバーは税務署への支払調書の提出だけです（従業員の場合、健康保険などの社会保険関連の書類へも記入します）。そのため、マイナンバーの取得時には「支払調書の作成」という利用目的を通知します。

(2)マイナンバーの取得方法
　取得に際しては、本人確認として、マイナンバーの番号と身元について確認をしますが、これには以下の方法があります。

・個人番号カード
　個人番号カードで確認する場合、個人番号と身元確認を合わせて行うことができます。

・通知カード等
　通知カードや住民票で番号を確認する場合、身元確認として2つの方法があります。一つは、写真付の運転免許証かパスポートでの身元確認です。もう一つは、「確認書類」を送付して身元確認を行う方法も認められています（なお、この方法は、従業員には認められてはいません）

　この「確認書類」には、「氏名」、「住所または生年月日」などの個人識別事項を確認してもらうだけですので、個人事業主にとっては、運転免許証などを送付しなくて済む、より簡単な手続きになります。

■2年目以降の扱いはどうなる？

　個人事業主の場合、2年目以降も取引が継続する場合や、1年間で取引が終わる場合などさまざまですので、それぞれマイナンバーの管理方法が異なります。

(1)継続取引の場合
　2年目以降も継続して契約がある場合や、その取引が予定されている場合です。この場合は、2年目も本人確認をする必要がありますが、1年目に本人確認をしているので、管理台帳などに保管したマイナンバーを確認すればよく、本人確認まではする必要がありません。

(2)単発取引の場合
　継続して取引をするのでなければ、取得したマイナンバーを削除または廃棄をする必要があります。ただし、取引終了後、すぐにマイナンバーを廃棄することはできません。支払調書の提出期限が支払った年の翌年1月31日ですので、それから7年間は源泉帳簿などを保管することが法律で定められています。そのため、マイナンバーの削除・廃棄は、法定の保管期限が経過後、速やかに、削除・廃棄する必要があります。

●筆者プロフィール
森滋昭（もり・しげあき）：公認会計士・税理士（東京都）。会社設立や創業融資のサポートを中心に、成長した企業の管理会計の構築支援なども行う。昨年、東京マラソンに出場したので、今年は水泳にチャレンジ中。